Personalakte: Was darf der Arbeitgeber von Ihnen preisgeben?

von am 20/01/14 um 8:16 pm

Arbeitgeber erklärt seiner Mitarbeiterin den LaptopWenn es im Rahmen von Kündigungen oder der Aufhebung von Arbeitsverträgen um die mögliche Zahlung einer Abfindung geht, spielt die Personalakte von Mitarbeitern häufig eine besondere Rolle. Nicht selten enthält diese auch Informationen, die für den Mitarbeiter unvorteilhaft sind. Doch nicht immer gehen die Inhalte von Personalakten mit den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz konform.

Personalakten nicht selten unvollständig

Scheiden Mitarbeiter eher unfreiwillig aus einem Unternehmen aus, pokern nicht wenige Personalverantwortliche hoch. Häufig steht das Argument im Raum, dass sich in der Personalakte Gründe finden, die eine Trennung rechtfertigen würden. Bei genauerer Betrachtung von Personalakten lässt sich jedoch feststellen, dass diese häufig unvollständig sind. Nicht selten fehlen Beurteilungen oder gerade auch Belobigungen. Oft wirken Personalakten wie „schnell erstellt“. Ein Grund hierfür kann sein, dass viele Unternehmen ihre Personalakten durch externe Dienstleister führen lassen. Mitarbeiter sind deshalb gut beraten, wenn sie den Inhalt ihrer Personalakte hin und wieder durch einen Check auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit prüfen.

Abmahnungen gehören nicht dauerhaft in die Personalakte

Ebenso wie die Vollständigkeit, sollte auch die Aktualität von Personalakten geprüft werden. Denn oftmals finden sich in diesen auch Dokumente, die sich keinesfalls dort sein dürften. Dies gilt insbesondere für Abmahnungsschreiben. Abmahnungen sind spätestens zwei Jahre nach ihrer Erteilung durch den Arbeitgeber zu entfernen. Aber auch hier gibt es Abweichungen von der Norm. In vielen Personalbüros wird dieser Umstand jedoch mit einer gewissen Systematik übersehen. Dies verstößt jedoch nicht nur gegen den guten Ton, sondern auch gegen geltendes Recht. Gelangen veraltete Daten ungefragt in die Hände unberechtigter Dritter, können diese dem Arbeitnehmer erheblich schaden. Für den Fall, dass Arbeitnehmer bei der Prüfung ihrer Personalunterlagen veraltete Abmahnungen finden und keine sofortige Entfernung durch den Arbeitgeber erfolgt, empfiehlt es sich, unweigerlich einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu Rate zu ziehen.

In jedem Fall: Die eigene Personalakte prüfen

Personalakten enthalten nicht immer richtige und vollständige Unterlagen. Dies ist häufig der Fall wenn Unternehmen ihre Personalakten durch externe Dienstleister führen lassen. Arbeitnehmer sollten deshalb in regelmäßigen Abständen die Inhalte ihrer eigenen Personalakte auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität prüfen. So lassen sich mögliche Probleme im Falle einer Kündigung von vornherein unterbinden.

Bild: Rofeld/Hempelmann – FotoliaSimilar Posts:

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